Zotero et vos données

Bon, vous utilisez Zotero sur votre portable depuis quelque temps. Votre portable est bien, mais vous aimeriez travailler de votre ordinateur de bureau avec ses deux écrans de vingt-trois pouces. Vous voulez donc transférer vos données de votre portable à votre ordinateur sans vous inscrire au service de synchronisation de Zotero, car vous avez plus de 100 mo (pour cette quantité les services de synchronisation Zotero sont gratuits) et ce service vous couterait au moins 100$ par année (pour 10 Go de stockage). Ou encore, vous avez maintenant plus d’une centaine de références bien détaillées. Vous êtes fier de votre travail et vous réalisez tout à coup que vous n’avez aucune sauvegarde. Bref, vous avez besoin de savoir où sont vos données et d’organiser des transferts.

Ce petit billet va couvrir trois options pour vous aider. Le premier est la sauvegarde sur un disque dur. Il y a ensuite son corollaire qui est la sauvegarde sur une clef USB. En conclusion, nous parlerons de la sauvegarde et synchronisation avec des services comme Ubuntu one, Dropbox et autres.

Nous soulignons que ce vidéo vous montre pas à pas comment sauvegarder vos données sur une clef USB. Toutes les étapes sont les mêmes dans tous les cas, sauf pour la destination des données. Voyez de vous-mêmes (en 5 minutes ;) :

 

Comme vous l’avez remarqué, les données sont stockées par défaut dans votre profil Firefox, ou encore dans vos dossiers programme Zotero selon que vous utilisiez la version module ou autonome de Zotero. Vous pouvez les trouver en utilisant l’option « Afficher le répertoire contenant les données » dans les préférences Zotero sous l’onglet « Avancées ». Une fois que vous avez trouvé vos données, il suffit de les copier à un nouvel endroit.

Endroit no1

La copie dans un autre secteur de votre disque dur ou sur un autre disque dur dans le but de faire une sauvegarde. Cette copie sera candidate à une récupération si jamais vous avez des problèmes avec votre banque originale. Vous aurez simplement à la recopier dans votre dossier original après avoir effacé votre ancienne banque. Des systèmes permettent de faire automatiquement cette manœuvre de copier des fichiers d’Y vers X afin de faire une sauvegarde régulière. Si cela vous intéresse, je vous propose DirsyncPro, un logiciel libre permettant de faire de la synchronisation entre deux lieux d’un même ordinateur; il est très prisé et fonctionne en Mac, Windows et Linux. Nous soulignons que toute copie de fichier doit être faite avec un Zotero inactif. Cela est particulièrement important pour les gens utilisant la version module de Zotero qui fonctionne dès que votre Firefox est ouvert.

Endroit no 2

La copie vers la clef USB. Cette copie est essentiellement la même chose qu’une copie vers un disque, sauf que vous l’envoyez sur une clef USB à la place. La clef USB est particulièrement pratique, car elle se porte bien et résiste au choc. Ainsi, elle est généralement jugée plus sécuritaire qu’un disque dur. Le seul problème, c’est qu’elle est lente. Travailler directement d’une clef USB peut être fastidieux, donc prévoyez un 3 minutes pour copier votre banque sur l’ordinateur où vous voulez travailler et ensuite recopier le tout vers votre clef quand vous avez fini. Nous soulignions que DirsyncPro est capable de supporter la synchronisation automatique avec une clef USB. De plus, il existe une version portable de Firefox, mais ce dernier détail sera approfondi dans un autre billet.

Endroit no 3

La copie vers un système de synchronisation dans les nuages (le Cloud), tel Dropbox, Icloud, Ubuntu one, etc. En regardant notre vidéo, vous avez peut-être pensé utiliser un de ces moyens pour stocker vos données. Il est vrai que vous pouvez mettre votre banque Zotero dans les dossiers soumis au service de synchronisation automatique, mais attention !! D’expérience, vous courrez des risques important en faisant cette manœuvre. Ayant travaillé avec Dropbox durant plusieurs années, j’ai perdu au moins trois fois mon fichier .bak qui gère la banque de données. La perte de ce fichier coupe le lien entre votre banque et Zotero, ce qui donne un Zotero vide. Bon, si vous vous y connaissez un peu vous serez capable de récupérer votre fichier en récupérant une version précédente enregistrée par votre service de synchronisation nuagique. Une fois la version restaurée, vous retrouverez vos données avec des pertes marginales. Dans mon cas, la raison de la perte du fichier .bak était associée au fait que Zotero était actif en même temps sur plus d’un ordinateur inclus dans mon service de synchronisation. Ces conflits étaient courants, car à l’époque il n’existait que la version module de Zotero. Donc, si vous utilisez cette option, soyez sur vos gardes et utilisez préférablement la version autonome de Zotero.

Voilà ce que nous voyons comme essentiel comme enjeux concernant la manipulation de vos données. Et vous, comment gérez-vous vos données, avez-vous des techniques particulières ??

Votre humble serviteur,

François Laberge

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6 Responses à “Zotero et vos données”

  1. ever 25 avr 2012 à 4 h 38 min #

    Bonjour et merci de vos conseils, très importants à suivre. Pour ma part, j’effectue en effet une copie sur un autre disque interne, ainsi que sur deux disques externes, en utilisant Synckback. Mais c’est lent.
    Je crois qu’il faut préciser que l’enjeu de la sauvegarde est particulièrement important dès qu’on stocke des fichiers joints (PDF, notes et copie de pages internet, ce qui est mon cas et qui conduit très vite à une base de données énorme : près de 10 Go).
    Lorsqu’on utilise une telle base, les réinstallations sont très longues. Je viens de changer d’ordinateur et il m’a fallu plus de 4 heures pour réinstaller mon profil zotero.
    Ceux qui ne stockent que des notices peuvent parfaitement se suffire de la synchronisation zotero. Par contre avec une grosse base de données, c’est impossible car cela reviendrait très cher (achat d’espace) et est très lent. Par ex. je n’utilise plus le service webdav de mon université, trop limité en taille et très lent. Je pense qu’avec Dropbox, on risque de se heurter aux mêmes contraintes.

    • François Laberge 27 avr 2012 à 7 h 54 min #

      Effectivement dès que votre banque de données Zotero compte des documents PDF ou pire des vidéos, sont déplacement peut prendre du temps. Pour ma part ma banque fait 2 Go et prend 10 minutes à transférer. Quand j’utilisais Dropbox les mises à jour de ma banque étaient généralement très rapides (mis à part la migration initiale) mais il y avait toujours les risques de conflits de fichiers. J’aimerais avoir des nouvelles de quelqu’un qui utilise la version autonome de Zotero avec Dropbox ou un autre service de stockage nuagique.

  2. Sean Takats 27 avr 2012 à 0 h 13 min #

    Le service de synchronisation de Zotero ne vous coûte point $100 par année! La synchronisation des données (et de 100 Mo des fichiers) est absolument gratuit. Si vous voulez synchroniser plus de 100 Mo des fichiers (PDF, etc.) et ne voulez pas payer (et soutenir le projet…) nous vous conseillons de profiter d’un service WebDAV.

    • François Laberge 27 avr 2012 à 8 h 04 min #

      Salut Sean,

      Effectivement j’ai corrigé l’article suite à votre commentaire. J’ai sauté quelques étapes et je m’en excuse. Les services de 100 Mo de stockage sont très utiles, surtout combinés avec un système WebDav pour les fichiers plus lourds. J’utilise personnellement le service de synchronisation pour 10 Go justement pour soutenir le projet, mais cela est une décision personnelle ;) Bien que j’avoue que le service est très adéquat.

  3. François MAGNAN 30 avr 2012 à 6 h 14 min #

    Bonjour françois

    merci pour cet article très précieux en conseils, oui, j’ai honte, je contourne comme beaucoup la solution payante d’hébergement de Zotero en me servant comme beaucoup de Zotero + Dropbox. Il y a effectivement comme le souligne Sean plus haut la solution Webdav, j’ai bien essayé un jour Zotero et Box.net qui offre un service Webdav gratuit, mais au bout de 5 minutes d’essais de réglage (oui, j’ai honte, bis) j’ai préféré retourner à ma solution Dropbox plus simple.
    C’est d’autant plus indiqué pour moi que j’utilise en même temps que Zotero sur firefox l’extension Scrapbook – j’ai fait un tuto à ce sujet : http://youtu.be/hxbrUFIFJUM ) en synchronisant ses données aussi sur Dropbox.
    comme vous l’indiquez bien, tout ça n’est pas très sécuritaire. la solution c’est alors d’avoir deux ordinateurs reliés à Dropbox, mon PC principal, et mon ordinateur portable que j’active une fois par semaine avec Dropbox pour en récupérer automatiquement la sauvegarde et en veillant bien à ne pas avoir les deux Firefox + Zotero + Scrapbook ouverts en même temps. ce qui pourrait entraîner des crashes.
    L’un des avantages que je trouve à utiliser Dropbox couplé à Zotero/Scrapbook, malgré l’aspect un peu bricolé, c’est qu’ensuite sur mon Ipad comme sur mon smartphone Androïd je peux faire des recherches par noms de fichiers sur l’app dropbox, et lire facilement mes fichiers epub, pdf, doc, sur d’autres applications : iannotate sur Ipad et Mangano Reader sur Android par exemple.
    C’est sûr tout ça n’est pas très sécuritaire et ne conviendra pas à tous, mais je me dis qu’avec de bonnes sauvegardes c’est pas pire que mon vieux PC sur Windows 95 que j’utilisais dans les années 90.

  4. Fabian Rodriguez 19 juin 2012 à 6 h 14 min #

    Merci pour cet article, il est important de bien préciser que Zotero.org ne compte pas du tout les pièces jointes dans ses calculs de quota.

    Mettre en place un serveur personnel Webdav ne servira qu’aux pièces jointes, pas à la synchronisation des références! Synchroniser les références via Dropbox ou autre services semblables est propice à la corruption de donnés si on en croit Zotero.org, un problème (s’il en est un) que Zotero.org a intérêt à ne pas rêgler afin d’encourager l’utilisation de leurs services payants.

    Pour ma part j’ai essayé la configuration webdav dans le cadre d’une évaluation pour un client et elle fonctionne bien.

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